Power BI permette di iniziare immediatamente a creare report e dashboard, grazie al suo approccio intuitivo e semplice. Padroneggiarlo, però, richiede conoscenze più approfondite e un investimento in termini di tempo. Tuttavia, per chi inizia, esistono alcune Best Practice di Power BI che possono aiutarti a muovere i primi passi evitando le insidie più comuni. 

  1. Utilizzo di fonti di dati affidabili e precise. Per ottenere insight ottimali, assicurati che le fonti utilizzate contengano dati affidabili e precisi che corrispondano a ciò che vuoi mostrare. Altrimenti, è come iniziare il processo con una risorsa che contaminerà il risultato finale. 
  1. Tieni ben presente chi è il tuo pubblico. Mappa il tuo pubblico prima di scegliere le fonti e gli indicatori. Non è la stessa cosa costruire un report interno e farlo per un partner o un cliente. Ciascuno cercherà un aspetto diverso dalle informazioni. 
  1. Scegli con cura i tuoi KPI. Pensa con attenzione ai Key Performance Indicators su cui devi lavorare per fornire il quadro generale al tuo interlocutore. A cosa è interessato? Quale livello di dettaglio è appropriato? Di norma, dovrai attingere a enormi moli di dati. Ma ricorda che non hai bisogno di tutto! 
  1. Non mostrare dati privati o riservati. Fai attenzione ai dati che includi e assicurati che tutti i tuoi interlocutori siano autorizzati a vederli. Ad esempio, le informazioni riservate sui margini di profitto possono essere riservate solo alle persone all’interno dell’organizzazione e non ai partner esterni. Verifica che non stai mostrando informazioni sensibili ad un pubblico non autorizzato a leggerle. 
  1. Scegli grafici appropriati. I grafici a barre sono stati creati appositamente per visualizzare istanze multiple di una misura piuttosto che singole. Un’altra buona scelta per i dati categorici è il grafico a pila. Per le serie temporali, si possono usare linee o grafici come Waterfall e Combo. Quando si tratta di mostrare le relazioni tra le diverse misure, il grafico a scatterplot è quello che fa per te. 
  1. Sii funzionale. La decorazione va bene, ma mai a scapito della funzionalità. Un report dovrebbe essere bello solo quando la sua bellezza può aumentare la comprensione in qualche modo senza comprometterla. 
  1. Sii familiare. Sarebbe meglio trovare un giusto equilibrio tra originalità e familiarità. Progettare un report originale va bene, ma bisogna anche lavorare sulla familiarità, utilizzando schemi ricorrenti per rendere l’esperienza dell’utente più confortevole, un layout originale, ma con schemi riconoscibili in tutte le pagine. 
  1. Mantieniti aggiornato. Power BI è in continua evoluzione, sia nella versione desktop che in quella online (soprattutto quest’ultima). Di tanto in tanto vengono aggiunte nuove funzionalità o migliorate quelle esistenti per ottenere insight di qualità da mettere subito in pratica. Tieni il passo! 
  1. Segui una formazione professionale. Un’opzione interessante per acquisire le nozioni di base è quella di partecipare ai Dashboard in a Day: workshop organizzati da Microsoft e dai suoi partner per insegnare la gestione di base e alcune feature di Power BI in un solo giorno. Inoltre, molte aziende offrono corsi con l’assistenza di trainer esperti. 
  1. Impara dalla community. È facile trovare modelli con dashboard e report predefiniti, webinar e altre risorse di apprendimento. Molte sono disponibili sul sito web di Microsoft. Inoltre, la community di Power BI è incredibilmente attiva e ogni giorno condivide best practice o sfida percorsi già battuti alla ricerca di nuove soluzioni. Cerca blog interessanti su Power BI e controllali spesso: può fare la differenza!  
  1. Power Query + DAX + Visualization. Il successo dipende dalla tua abilità nei tre pilastri che supportano Power BI. Se la tua PowerQuery è scadente, i tuoi dati saranno sporchi o non ottimizzati per il tuo obiettivo. Se il tuo modello non rispetta le best practice di modellazione, lo schema a stella e ogni formula DAX diventeranno una scalata per l’Everest. Se le visualizzazioni sono scadenti o troppo complicate da capire, gli utenti le abbandoneranno immediatamente. Lavora su tutte queste competenze in parallelo. 
  1. Scegli il tipo di visualizzazione dei dati più adatto. Per prima cosa, dobbiamo determinare cosa l’utente intende fare con i nostri dati, per scegliere il tipo più adatto. Una dashboard è una visualizzazione unica. L’idea alla base è che l’utente possa comprendere immediatamente tutto ciò che ha bisogno di capire. I report, invece, sono strumenti interattivi progettati per analizzare i dati a più livelli. Quando si proietta un report, bisogna preparare l’utente a viaggiare attraverso i dati. Infine, le presentazioni sono il momento in cui le capacità di data storytelling possono brillare e mostrare tutte le loro capacità.  
  1. Grafici a torta – attenzione! Quasi sicuramente includerai un grafico a torta da qualche parte. La maggior parte delle persone lo fa. Tuttavia, i grafici a torta possono confondere a prima vista quando ci sono più di tre categorie, a causa del numero di colori, di etichette da includere, ecc. Sono più adatti quando una parte deve essere messa in evidenza rispetto all’insieme.                                    
  1. Usa i colori con saggezza. I colori devono essere utilizzati in modo coerente per fornire una chiara interpretazione. Assicurati di utilizzare lo stesso colore per la stessa categoria in tutti gli oggetti visivi che utilizzi in un report, in ogni sua parte. Ad esempio, se si usa il blu per indicare una grandezza positiva e il nero per una negativa, non invertire il significato nel grafico seguente. Verifica con l’ufficio marketing quale sia la tavolozza dei colori utilizzata dalla tua organizzazione e allinea il tuo lavoro con essa. 
  1. Tabelle e matrici. Nel 95% dei casi, l’aggiunta di tabelle e matrici renderà il report confuso e non raggiungerà l’obiettivo di comunicare in modo chiaro. Invece di ingombrare un report con tabelle, lascia che gli utenti esplorino i dati nei grafici o il modello stesso, attraverso Excel. E se non puoi evitare di usare una tabella, cerca di non avere troppe righe o colonne, in modo che le informazioni più rilevanti possano essere colte rapidamente. 
  1. Custom visuals. Nel Marketplace di Power BI sono disponibili più di cento visualizzazioni personalizzate. Tienilo a mente: quali funzioni ti offrono che le visualizzazioni esistenti non ti forniranno? Alcuni oggetti personalizzati non supportano tutte le funzionalità di Power BI, come l’esplorazione dei dati o le etichette. Inoltre, fai attenzione perché gli aggiornamenti possono richiedere più tempo… 
  1. Elimina il superfluo. Cerca di includere solo le informazioni più rilevanti e non avere paura di scartare quelle che non offrono il massimo valore. Semplice e chiaro, questo dovrebbe essere il tuo ideale. In un certo senso, è come una barzelletta: se devi spiegarla, non è divertente. 
  1. Sperimenta. Non accontentarti della prima soluzione che ti viene in mente, prova diverse alternative, cerca un’ottimizzazione che ti offra di più con meno. Probabilmente dovrai giocare un po’, ma otterrai un risultato migliore e acquisirai maggiore abilità con la pratica!